# Encargo de Tratamiento de Datos (organizadores y sociedades)

> Cómo trata 4ID los datos de los participantes por cuenta de organizadores y sociedades científicas. Vigente desde el 1 de octubre de 2026 (version 2026-10). Sociedad Comercial 4ID SpA.

**URL canonica:** https://omni.prod.4id.network/legal/encargo-de-tratamiento  
**Tipo:** legal  
**Idioma:** es  
**Actualizado:** 2026-10-01  

## 1. Partes y objeto

Este documento forma parte del contrato entre Sociedad Comercial 4ID SpA ("4ID") y cada organizador de eventos o sociedad científica que usa las plataformas 4ID (el "Cliente"). Regula el tratamiento de datos personales que 4ID realiza por cuenta del Cliente, conforme a la Ley 19.628 sobre protección de datos personales, con las modificaciones de la Ley 21.719, y, cuando aplique, al Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea (RGPD) y a la Ley General de Protección de Datos de Brasil (LGPD).

## 2. Roles

El Cliente es responsable de los datos de los participantes de sus eventos o de sus socios: decide qué datos se recogen y para qué (inscripción, evaluación de trabajos, acreditación, certificados, comunicaciones, cobro de cuotas). 4ID actúa como encargado y trata esos datos solo para prestar los servicios contratados.

Los datos de la cuenta 4ID de cada persona (perfil, credenciales, uso de Omni) los trata 4ID como responsable, según su Política de Privacidad.

## 3. Datos tratados

Según la configuración de cada evento: datos de identificación y contacto, afiliación, categoría de inscripción, datos de pago y facturación, trabajos enviados y sus evaluaciones, registros de acreditación y asistencia, certificados, mensajes y respuestas a formularios. El Cliente no debe solicitar datos sensibles (por ejemplo, de salud) salvo que sean necesarios y cuente con una base legal para ello.

## 4. Obligaciones de 4ID

- Tratar los datos solo según las instrucciones documentadas del Cliente, incluidas las que da a través de la configuración de la plataforma.
- Mantener la confidencialidad y exigirla a su personal.
- Aplicar las medidas de seguridad descritas en la Política de Privacidad.
- Ayudar al Cliente a responder solicitudes de los titulares y a cumplir sus obligaciones legales.
- Notificar al Cliente sin demora indebida cualquier vulneración de seguridad que afecte sus datos, con la información disponible para que pueda evaluarla y, cuando corresponda, informarla a la autoridad y a los titulares.
- No usar los datos para fines propios, salvo para prestar, mantener y proteger el servicio, y no venderlos.

## 5. Subencargados

El Cliente autoriza a 4ID a recurrir a los proveedores listados en la Política de Privacidad (infraestructura en la nube, correo, pagos, IA, video). 4ID les exige obligaciones de protección equivalentes y responde por ellos. Informaremos los cambios relevantes en esa lista.

## 6. Transferencias internacionales

Los datos se alojan principalmente en Amazon Web Services en Estados Unidos. 4ID aplica las garantías descritas en la Política de Privacidad para las transferencias internacionales.

## 7. Obligaciones del Cliente

El Cliente debe contar con una base legal para el tratamiento, informar a los participantes (incluido que 4ID trata los datos por su cuenta), configurar el evento de acuerdo con la ley y no instruir tratamientos ilícitos. Las comunicaciones masivas que envíe desde la plataforma deben respetar las normas sobre comunicaciones comerciales y permitir darse de baja.

## 8. Término

Al terminar el servicio, el Cliente puede solicitar la exportación de sus datos. Luego 4ID los eliminará o anonimizará en un plazo razonable, salvo los que deba conservar por ley (por ejemplo, registros tributarios de pagos) o los que integren el registro científico público del evento (como resúmenes publicados o DOI registrados).

## 9. Auditoría y contacto

4ID pondrá a disposición del Cliente la información razonablemente necesaria para demostrar el cumplimiento de este documento. Contacto: support@4id.cl.

## Enlaces

- [4ID Network](https://omni.prod.4id.network/)
- [Legal](https://omni.prod.4id.network/legal)